De ultieme gids bij het plannen van je thuiskantoor
Tijden zijn veranderd. Door de coronacrisis willen meer mensen vanuit huis werken. Naar verwachting zal er volgens het Centraal Planbureau na de coronacrisis twee keer zoveel worden thuisgewerkt als voor de coronacrisis. Om het meeste uit thuiswerken te halen is een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek essentieel. Het meubilair en de apparatuur moeten aan jouw behoeften voldoen en zo ontworpen zijn dat je er 7 tot 8 uur per dag zittend kan werken, zonder lichamelijke klachten te krijgen.
Tegelijkertijd gelden er een aantal regels waarvan jij en je werkgever op de hoogte moeten zijn. Denk bijvoorbeeld aan belastingen, de arbeidsongevallenverzekering en andere relevante wetgeving. Hiermee voorkom je onnodige verrassingen voor beide partijen.
Op deze pagina helpen we je graag op weg naar een thuiswerkplek die jouw fysieke welzijn en een gezond werkleven ondersteunt.
Een ergonomische thuiswerkplek
Hoe meer je vanuit huis werkt, hoe belangrijker een ergonomisch ingerichte werkomgeving is. Een verkeerde werkhouding richt na verloop van tijd schade aan.
Het is bewezen dat meer dan 20-25 uur computer- of muiswerk per week het risico op pijnklachten in de nek, schouders, rug, armen en handen verhoogt.
Toen je vroeger misschien een handvol dagen per jaar vanuit huis werkte, kon je genoegen nemen met een inrichting van je thuiswerkplek die niet optimaal was. Dat verandert wanneer je elke week, en misschien zelfs meerdere dagen per week, vanuit huis werkt. Dan begint je werkomgeving zijn stempel op je lichaam te drukken.
Als je regelmatig vanuit huis gaat werken is het zaak om je werkplek grondig onder de loep te nemen. Ondersteunt het meubilair en de apparatuur die je gebruikt een gezonde en ergonomisch correcte werkhouding? Ook zul je moeten kijken of de inrichting van je thuiswerkplek geschikt is om je lichaam gezond te houden, ondanks de vele uren computer- of muiswerk.
Het inrichten van je thuiswerkplek
Als het gaat om de inrichting van je thuiswerkplek is het goed om met een aantal algemene richtlijnen te beginnen. Want ondanks dat je werkleven zich voornamelijk achter een bureau en computer afspeelt, zijn er een paar vuistregels om je lichaam gezond en pijnvrij te houden.
TNO, ARBO en VMN raden het volgende aan:
Afwisseling:
Om klachten door langdurig beeldschermwerk te voorkomen is afwisseling het belangrijkste. Verander dus regelmatig van werkhouding.–
Een goed ingestelde werkplek:
Het is belangrijk dat je werkplek zo goed mogelijk is ingesteld. Zet je beeldscherm recht voor je en stel de stoel- en tafelhoogte zo op elkaar af dat je armen een ontspannen houding aannemen.
Zorg voor meubilair en apparatuur die bij je passen:
Je thuiswerkplek moet op jou zijn afgestemd. Dit betekent dat je stoel, tafel en apparatuur (toetsenbord, muis, monitor, enz.) de juiste afmetingen en eigenschappen moeten hebben die passen bij jouw behoeftes.
Werkzones
Het ideale werkbereik vind je door je ellebogen tegen je lichaam te laten rusten. Het gebied dat je in die houding met je handen kunt bereiken is het ideale werkbereik. De belangrijkste hulpmiddelen die je voor je werk gebruikt moeten zich in dit gebied bevinden. Hulpmiddelen die je niet zo vaak gebruikt mogen in het secundaire gebied liggen (zie afbeelding). Oftewel: op een afstand waar je met je armen gemakkelijk bij kunt, zonder dat je je lichaam hoeft te strekken of te draaien.
Je hulpmiddelen mogen niet in het tertiaire gebied liggen. Dat is de plaats voor verlichting, planten en andere voorwerpen die je niet dagelijks gebruikt.
Meubilair voor je thuiswerkplek
In het volgende gedeelte lees je waar je op moet letten bij het inrichten van je thuiswerkplek. Denk bijvoorbeeld aan meubilair en apparatuur zoals je toetsenbord, muis en beeldscherm.
Ook kom je meer te weten over de optimale ruimtecondities van je thuiswerkplek.
Wat is een goede stoel voor je thuiswerkplek?
Een goede stoel voor je thuiswerkplek moet stabiel zijn en ervoor zorgen dat je de bewegingsvrijheid hebt om in verschillende correcte werkhoudingen te zitten. De zitting van de stoel moet verstelbaar zijn; de stoelzitting moet bij voorkeur in een hoek kunnen worden versteld. De rugleuning van de stoel moet ook in hoogte verstelbaar zijn en bij voorkeur in een hoek kunnen worden gezet. Daarnaast moeten de hellingshoek en de zitdiepte aan te passen zijn.
De verschillende onderdelen van de stoel zoals de zitting, rugleuning en de armleuningen moeten onafhankelijk van elkaar kunnen worden ingesteld.
Bron: Euronorm
Waar moet je op letten bij het instellen van een stoel op je thuiswerkplek?
– Je voeten moeten plat op de grond staan; je armen moeten op de tafel kunnen rusten
– De stoel moet je bovenbenen comfortabel ondersteunen, maar er moet ruimte zijn voor een hand tussen de achterkant van je knie en de voorrand van de stoel
– De welving van de rugleuning moet het onderste deel van je rug ondersteunen
– De armleuningen zijn zo afgesteld dat je schouders en armen een ontspannen houding kunnen aannemen
Wat is een goed bureau voor je thuiswerkplek?
Een goed bureau heeft een oppervlak dat geen licht weerkaatst, zodat je zicht niet wordt gehinderd door te veel licht. Het bureau moet breed en diep genoeg zijn om je beeldscherm, toetsenbord en muis goed op te plaatsen, evenals andere apparatuur en accessoires zoals je telefoon, documenten, mappen, etc.
Waar moet je op letten als je je bureau in gebruik neemt?
– Je bureau moet in hoogte verstelbaar zijn
– Zorg ervoor dat er voldoende ruimte is om je armen en handen te laten rusten
– Er moet minimaal 1,1 meter ruimte zitten tussen de voorrand van je bureau en de muur achter je
– Je bureau moet bij voorkeur zo staan dat het licht van de zijkant naar binnen valt
Apparatuur voor je thuiswerkplek
In het volgende gedeelte kom je meer te weten komen over de drie belangrijkste apparaten voor je thuiswerkplek: het toetsenbord, de muis en het beeldscherm.
Ook zie je hier voorbeelden van ergonomische toetsenborden en muizen.
Het toetsenbord op je thuiswerkplek
Wat is een goed toetsenbord voor je thuiswerkplek?
Zoals met zoveel andere zaken als het gaat om ergonomie en thuiswerken zijn variatie en aanpassing sleutelwoorden bij het kiezen van een toetsenbord. Een toetsenbord met verstelbare poten en kantelfuncties is een must. Hierdoor kun je in verschillende houdingen op je toetsenbord werken waardoor je handen, vingers en polsen minder worden belast.
Met behulp van de verstelbare poten en kantelfuncties kun je het toetsenbord zo instellen dat het optimaal past bij de taak waaraan je werkt. Wanneer je bijvoorbeeld veel typt is het ideaal om het toetsenbord op de negatieve kanteling in te stellen. Hierdoor kun je je vingers tijdens het typen meer ontspannen.
Bovendien moet het ontwerp van het toetsenbord een ergonomisch correcte werkhouding met je armen voor het toetsenbord ondersteunen. Sneltoetsen beperken het gebruik van de muis, waardoor de belasting van je handen en vingers vermindert.
Waar moet je op letten bij het thuiswerken met een toetsenbord?
– Klap de poten van het toetsenbord zo samen dat het plat op je bureau ligt – hoe negatiever de hoek, hoe beter
– Er moet voldoende ruimte vòòr het toetsenbord zijn zodat je onderarmen op de tafel kunnen rusten
– Plaats het toetsenbord zo dat je er recht voor zit en vermijd het verdraaien van je armen en polsen
– Vermijd zitten met je vingers omhoog in de zogenaamde “start”positie
– Gebruik sneltoetsen om het muisgebruik te verminderen
De muis op je thuiswerkplek
Wat is een goede muis voor je thuiswerkplek?
Door te kiezen voor een ergonomische muis kun je onder andere overbelasting en klachten voorkomen. Deze klachten kunnen zich na verloop van tijd tot blessures ontwikkelen. Bij het kiezen van een ergonomische muis op je thuiswerkplek heb je in principe twee opties:
Je kunt kiezen voor een ergonomisch ontworpen traditionele éénhandsmuis. Dankzij het ergonomische ontwerp bevordert deze muis een correcte handpositie. De muis bevordert een ontspannen grip en voorkomt dat je je vingers buigt wanneer je de muis vasthoudt. Een ander kenmerk van de beste ergonomische éénhandsmuizen is het aanpasbare ontwerp. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om de helling van de muis en de duimsteun aan te passen, zodat je precies de muis krijgt die je nodig hebt. Op die manier kun je met een muis werken terwijl je de belasting van je polsen en vingers beperkt.
Unimouse met geïllustreerde functies:
– Met ons gepatenteerde scharniersysteem kun je de kantelhoek van de muis instellen van 35 tot 70 graden
– Zes programmeerbare knoppen
– De duimsteun is in alle richtingen verstelbaar: in / uit, omhoog / omlaag, vooruit / achteruit, kantelen en draaien
De tweede optie is een ergonomisch gecentreerde muis
Dit innovatieve type muis bevindt zich vóór het toetsenbord, waardoor je werkruimte minimaal is. Je kunt werken met kleine, lichte bewegingen en zo de overbelasting van nek, schouders, ellebogen en polsen voorkomen.
Waar moet je op letten als je thuis met een muis werkt?
– De muis moet zich zo dicht mogelijk bij je lichaam bevinden, en niet naast je lichaam
– Gebruik de muis afwisselend met je rechter- en linkerhand zodat je jezelf ontlast en variatie creëert
– Strek, buig en schud je handen en armen af en toe
Wat is een goed beeldscherm voor je thuiswerkplek?
Een goed beeldscherm voor je thuiskantoor is bij voorkeur 24 inch of groter. Met een beeldscherm van deze grootte kun je meerdere vensters tegelijk open hebben staan. Zo hoef je niet rond te klikken tussen verschillende vensters, wat de belasting door het gebruik van een muis vermindert.
Een mat scherm dat niet reflecteert en je ogen beschermt tegen schittering verdient de voorkeur. Kies bij voorkeur een beeldscherm dat kantelbaar en in hoogte verstelbaar is, zodat je de plaats van het scherm aan je behoeften kunt aanpassen.
Bron: Euronorm
Waar moet je op letten als je thuis met een beeldscherm werkt?
– Het beeldscherm moet zich op een armlengte van jou vandaan bevinden: circa 60-70 cm
– Je ogen moeten zich op dezelfde positie bevinden als de bovenrand van je scherm
– Gebruik je meerdere schermen? Plaats deze dan in een V-vorm om beweging in de nek te voorkomen
Wetgeving inzake thuiswerken
Als je regelmatig vanuit huis werkt gelden er een aantal regels waarvan jij en je werkgever op de hoogte moeten zijn. Bijvoorbeeld als het gaat om wetgeving inzake je werkomgeving en belastingen.
Het is de plicht van je werkgever om ervoor te zorgen dat jij jouw werk op een gezonde en veilige manier kan uitvoeren.
In dit hoofdstuk lees je meer over de eisen die je aan jouw werkgever kan stellen met betrekking tot je thuiswerkplek. Ook kom je meer te weten over belastingen en aftrekposten die van toepassing kunnen zijn als je vanuit huis werkt.
Waarvoor is mijn werkgever verantwoordelijk?
Als werknemer kun je een aantal eisen aan je werkgever stellen met betrekking tot goede en veilige arbeidsomstandigheden op je thuiswerkplek. Dit is in de Nederlandse wet vastgelegd als zorgplicht. Je werkgever moet er onder meer voor zorgen dat jij beschikt over:
– een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek die is aangepast aan jouw persoonlijke eigenschappen
– een goede bureaustoel
– een goed bureau
– de juiste middelen om jouw werk te kunnen verrichten, zoals een beeldscherm, een toetsenbord en muis
– een beeldscherm van goede kwaliteit dat gemakkelijk instelbaar en kantelbaar is, en niet spiegelt
– bij gebruik van een laptop is het nodig om een extra toetsenbord, een muis en eventueel een extra beeldscherm te gebruiken
– goede verlichting, die naast voldoende licht zorgt voor een beheerst contrast tussen het beeldscherm en de omgeving
– goede verlichting, die naast voldoende licht zorgt voor een beheerst contrast tussen het beeldscherm en de omgeving
Daarnaast moet je werkgever oog hebben voor de psychologische arbeidsbelasting. Zo moet je werkgever met jou in gesprek blijven over onder andere de werkdruk en jou als werknemer een helpende hand bieden als je werk-privébalans niet goed is.
Bron: Arboportaal
Thuiswerken en belasting
Of je de kosten van jouw thuiswerkplek mag vergoeden hangt af van de ruimte waarin je het werk verricht. Je werkgever kan de kosten van thuiswerken belastingvrij vergoeden als er sprake is van een zelfstandige werkruimte in de woning en als er voldoende werk wordt verricht. Als een ruimte voldoet aan deze zelfstandigheidseis en het inkomenscriterium, zijn de kosten die jij maakt aftrekbaar.
Dit zijn de belangrijkste eisen:
– Het moet gaan om een zelfstandig gedeelte in je woning (artikel 3.16 Wet op de Inkomstenbelasting).
– De ruimte moet feitelijk gezien kunnen verhuurd worden aan een derde, dus voorzien zijn van een eigen ingang en eigen sanitair als een toilet en keuken
– Er moet voldoende inkomen vanuit de werkkamer worden verdiend. Heb je nog ergens anders een werkruimte? Dan moet tenminste 70% van het inkomen vanuit deze werkkamer worden verdiend. Heb je niet nog een andere werkkamer? Dan moet 30% van het inkomen vanuit de werkkamer verdient worden.
Als je aan alle eisen voldoet, worden de kosten van dit deel van de woning verplaatst naar box 3. De vergoeding die je werkgever je dan betaald is aftrekbaar en in box 3 belastingvrij. De waardestijging van de werkkamer is belastingvrij.
Bron: SKEPP.
Krijg ik van mijn werkgever een tafel en bureaustoel?
Ja, je werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Op basis van Artikel 44 van de Arbowet komen de kosten van een tafel en een bureaustoel voor rekening van de werkgever.
Hierbij zijn er twee opties mogelijk:
1. Jouw werkgever kan een tafel en een bureaustoel aanschaffen en deze in bruikleen geven. Het is verstandig om in dit geval een leenovereenkomst op te stellen.
2. Jouw werkgever maakt gebruikt van de werkkostenregeling, waarbij jij een vergoeding krijgt om zelf kantoormeubelen aan te schaffen.
Bron: Arbo Online.
Krijg ik van mijn werkgever gratis internet?
Ja. Voorwaarde is wel dat je werkgever het nodig acht dat een internetaansluiting cruciaal is om thuis te kunnen werken. Je werkgever mag deze kostenpost onbelast vergoeden via de werkkostenregeling.
Bron: Salaris van Morgen.
Mag ik mijn werktelefoon gebruiken als ik thuis werk?
Ja, dit mag. Mobiele communicatiemiddelen die je ook buiten kantoor kunt gebruiken vallen onder de werkkostenregeling. Binnen deze regeling kan je werkgever jou belastingvrij een telefoon en/of telefoonabonnement geven. Jij hebt hier dus geen kosten aan.
Bron MKB Servicedesk.
Thuiswerken en verzekeren
Als je vanuit huis werkt gelden in principe dezelfde verzekering- en schadevergoedingregels als wanneer je op kantoor werkt, mits je werkgever de juiste verzekering heeft afgesloten.
Dit betekent dat je werkgever verantwoordelijk is als je thuis letsel oploopt terwijl je aan het werk bent, tenzij je werkgever kan aantonen dat je werkplek veilig was. Als de schade die je oploopt bijvoorbeeld te wijten is aan de inrichting van je interieur, kan de verzekering van je werkgever het risico van de schade niet dragen. Maak je tijdens je pauze de ramen schoon, val je en breek je een been? Ook dan is je werkgever niet verantwoordelijk.
Met andere woorden: het ongeval gebeurt tijdens je werk, houdt direct verband met je werkzaamheden en er is sprake van letsel na het ongeval.
Bron: Arboinspectie.
Is meubilair op jouw thuiswerkplek verzekerd?
Of het meubilair op jouw thuiswerkplek verzekerd is, hangt af van wie de eigenaar is van het meubilair en de apparatuur die je gebruikt.
Als je thuis bijvoorbeeld op jouw eigen computer werkt, geldt jouw eigen inboedelverzekering naast de standaardgarantie en dat wat je eventueel verder aan verzekeringen voor je computer hebt afgesloten. Heeft je werkgever de computer aan je uitgeleend? Dan valt het verzekeren hiervan onder de verantwoordelijkheid van je werkgever.
Thuiswerken en subsidies
Via de werkkostenregeling kan je werkgever jou onbelaste vergoedingen geven, zoals een vergoeding voor een bureau en een bureaustoel (zie ook hoofdstuk 4.2). Je werkgever mag ook zaken vergoeden waar je privé voordeel van kan hebben, zoals een sport- of telefoonabonnement.
Bron: Rijksoverheid.
Vanaf 1 januari 2022 mogen werkgevers hun thuiswerkende medewerkers een vergoeding van maximaal twee euro per dag geven. Dit bedrag is door het kabinet vastgesteld op basis van onderzoek door het Nibud. Hieruit blijkt dat thuiswerkende werknemers ongeveer twee euro per dag kwijt zijn aan water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie en thee en toiletpapier.
Met je werkgever kun je vaste afspraken maken over het aantal dagen per week dat je thuiswerkt. Op basis hiervan kan je werkgever jou een vaste vergoeding toekennen. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.
Bron: PW.
