Er zijn in de afgelopen jaren veel zaken veranderd. Niet in de laatste plaats de manier waarop we op kantoor werken. Voor veel mensen is de open kantooromgeving veranderd in een kantoorruimte aan de eettafel of een bureau in de slaapkamer.
Hoewel steeds meer mensen dit jaar naar kantoor terugkeren, zijn er ook velen die geheel of gedeeltelijk blijven thuiswerken. Als je een van diegenen bent die dit jaar naar kantoor terugkeert, zul je te maken krijgen met een nieuwe werkelijkheid. De werkelijkheid na corona.
We zullen weer een aantal dingen kunnen doen die we op onze thuiswerkplek hebben gemist. Bijvoorbeeld een praatje maken bij de koffieautomaat, lunchen met collega's of in real live met elkaar van gedachten wisselen. Tegelijkertijd zullen verschillende nieuwe dingen en initiatieven deel gaan uitmaken van het dagelijkse leven op kantoor.
Acht zaken die onderdeel worden van het nieuwe dagelijkse leven op kantoor
1. Hygiëne en afstand
Handen wassen, ontsmetten en op gepaste afstand van elkaar blijven is een gewoonte geworden: een vast onderdeel van ons dagelijks leven. We halen er zelfs een beetje onze neuzen bij op als we denken aan hoe het vroeger was. Het is dan ook moeilijk voor te stellen dat de nieuwe gewoonten niet zullen worden voortgezet in de nieuwe kantooromgeving.
De ontsmettingsdispensers zullen hoogstwaarschijnlijk nog steeds te vinden zijn, vooral bij de ingangen en in de kantine. Ook is het te verwachten dat de meeste mensen meer aandacht zullen besteden aan het zelf schoonmaken en opruimen van ruimtes waar ze zijn geweest.
Daarnaast is het waarschijnlijk dat we automatisch meer afstand tot elkaar zullen houden; zowel aan de bureaus als in de vergaderzalen. We zullen er bij het reserveren van vergaderruimtes meer alert op zijn of er voldoende ruimte is voor alle deelnemers aan de vergadering.
2. Hybride werkplekken
Uit een studie van Kantar Gallup blijkt dat de productiviteit niet is gedaald tijdens de lange periodes van thuiswerken. In sommige gevallen blijkt de productiviteit zelfs toegenomen. Je kunt je dan ook voorstellen dat een mix van werken op afstand en werken op kantoor de toekomst is.
De werkplek wordt zo hybride, waarbij je alle voordelen van werken op kantoor én werken op afstand combineert.
Volgens zowel Cushman & Wakefield als Prior+Partners zullen er ook verschillende kleinere kantoorgemeenschappen ontstaan. Hier kun je als werknemer die werkt op afstand dagelijks binnenstappen en je dagtaken uitvoeren.
Dergelijke kantoren zullen doorgaans dichter bij de woningen van de werknemers liggen, zodat reizen in de ochtendspits verleden tijd is.
Lees ook: Klaar voor de hybride werkplek?
3. Meer technologie en innovatie
In het verlengde van de toegenomen aandacht voor hygiëne, zullen we ook een trend zien van meer technologie en innovatie.
In een artikel heeft ZDNet een aantal voorspellingen van experts over de toekomstige kantoorruimte gebundeld. Meerdere van hen zijn het erover eens dat we over het algemeen meer technologie en innovatieve oplossingen kunnen verwachten in het dagelijkse kantoorleven. Bijvoorbeeld meer stembediening en sensoren, waardoor we contactoppervlakken als deurklinken en het koffiezetapparaat niet meer hoeven aan te raken.
4. Gedeelde werkplek
Hoe meer werknemers elders zitten, hoe meer lege bureaus er in het kantoor zullen zijn. Op dagelijkse basis zijn er niet meer zoveel bureaus nodig als voor corona. Om de ruimte en de bureaus zo efficiënt mogelijk te gebruiken, en van sommige onderdelen niet te veel of te weinig te hebben, zullen meer bedrijven gaan kijken naar de mogelijkheden van gedeelde bureaus. Vooral de bedrijven die het hun werknemers gemakkelijk maken om zelf te bepalen waar ze werken, zullen succes hebben met de hybride banen van de toekomst.
Bedrijven als IBM en E&Y zijn twee bedrijven die de hybride vorm van kantoorwerk nu al stevig omarmen. Ze bieden werknemers een flexibele oplossing. IBM heeft onder andere een beleid ontwikkeld voor werken op afstand, zodat alle richtlijnen duidelijk zijn.
Lees ook: Gebruik je de juiste apparatuur? De set-up voor je flexibele werkplek
Beleid is één manier om dingen aan te pakken; apps zijn een andere. Apps als Parkanizer en Officespace bieden oplossingen voor de gedeelde werkplek. Ze laten werknemers hun bureau reserveren op kantoor, zodat er plek is als hij of zij aankomt. Tegelijkertijd wordt hierdoor inzichtelijk hoeveel werknemers die dag op kantoor zullen zijn.
5. Meervoudige digitale vergaderingen
Onderdeel van hybride werken zijn digitale vergaderingen. Die zullen we dan ook veel blijven zien. Vooral de kleinere vergaderingen, waarbij een reis door het hele land moet worden gemaakt voor een gesprek van slechts een uur, zullen blijvend vervangen worden door online meetings.
We zijn gewend geraakt aan deze digitale vergaderingen. Ze hebben ons laten zien dat het geen noodzaak is om iedere vergadering fysiek te houden om resultaten te boeken.
Door de vele digitale vergaderingen die tijdens de lange thuiswerkperioden zijn gehouden, zijn we handig geworden in de techniek van de camera, schermdeling, mute en unmute, etc. Omdat we niet meer tijd kwijt zijn aan het in de vingers krijgen van de techniek, en tegelijkertijd de reistijd kunnen vermijden, zullen de vergaderingen efficiënter verlopen. We kunnen immers snel verder met onze werkzaamheden en de afspraken en actiepunten die voortvloeien uit de vergadering.
6. Betere samenwerkingsmogelijkheden tussen locaties
Door de toename van het aantal digitale vergaderingen en het online werken in het algemeen, zijn we beter geworden in samenwerken over locaties heen. Dit is de kwaliteit van de digitale samenwerking ten goede gekomen.
Het gaat niet alleen om betere microfoons en camera's in de vergaderruimtes, maar bijvoorbeeld ook om het gebruik van whiteboards. Door hetzelfde digitale whiteboard te gebruiken kun je online goed samenwerken. Dit is een welkome tool als het gaat om brainstorms en andere ontwikkelingstaken.
Je hoeft niet meer in dezelfde ruimte te zitten om samen te werken en resultaten te creëren, te ontwikkelen en innovatief te zijn.
7. IoT-technologie die de productiviteit verhoogt
Tegenover ZDNet zegt Richard Kauntze, CEO van de British Council for Offices, dat het steeds populairder zal worden om slimme technologie en andere maatregelen te gebruiken die het dagelijks leven op kantoor verbeteren. Het zal ertoe bijdragen dat werknemers meer tijd op kantoor doorbrengen.
De technologie past zich aan de werknemers aan, zodat de hele kantoorervaring verbetert. Het kan bijvoorbeeld gaan om slimme Led-verlichting die zich automatisch aanpast aan de temperatuur in het kantoor of het natuurlijke daglicht.
Dit verbetert de kantoorervaring voor werknemers en heeft een positieve invloed op de productiviteit en arbeidstevredenheid. Een win-win voor bedrijf én werknemer.
8. Het kantoor als sociale ontmoetingsplaats
Hoewel een groot deel van het werk voor velen buiten kantoor op afstand zal plaatsvinden, zal het fysieke kantoor nog steeds de ontmoetingsplaats zijn als het gaat om het sociale aspect en kennisdeling.
Maar wel onder nieuwe voorwaarden, zoals je in de vorige punten hebt gelezen. De gezellige praatjes bij de koffieautomaat en de lunch in de kantine zullen het kantoor nog steeds tot het middelpunt maken van het sociale kantoorleven van kantoormedewerkers.
