Beetje bij beetje keren werknemers terug naar hun werkplek. Om dit goed te laten verlopen is het belangrijk dat de HRM-afdeling, de verantwoordelijke voor de werkomgeving en het management hierbij helpen. Want het is niet juist om te verwachten dat iedereen zomaar kan terugkeren. In deze gids voor HRM helpen we je om je werknemers goed en veilig terug te laten keren.
Terugkeren naar kantoor kan voor sommigen stressvol zijn. Met een grondige planning, duidelijke communicatie en een goede dialoog kan HRM werknemers helpen om de overgang van thuiswerken naar fysieke aanwezigheid op kantoor soepel te laten verlopen.
Lees ook: Voorkom pijn in de pols tijdens kantoorwerk
Veel bedrijven willen hun werknemers snel terug op de vloer hebben, maar het is belangrijk om te beseffen dat dit niet van de ene op de andere dag gebeurt. Het zal voor velen hoogstwaarschijnlijk tijd kosten om te wennen aan het terug zijn - en daarmee om op hetzelfde niveau te presteren als voorheen.
Gids voor HRM: wat is de rol van HRM?
HRM is de schakel tussen het management en de werknemers als het gaat om iedereen veilig terug naar kantoor te late keren. Daarom ligt er op communicatiegebied een belangrijke taak om duidelijk te communiceren, zowel naar het management als naar de werknemers toe, over wat er gaat gebeuren en welke verwachtingen er zijn.
Een proactieve aanpak is van vitaal belang, waarbij de verwachtingen van beide kanten worden uitgesproken. Het is een illusie om te denken dat alles bij het oude kan blijven.
Het gaat niet alleen om de fysieke werkomgeving, maar net zo goed om het mentale aspect. Langdurig thuiswerken kan voor sommige werknemers een belasting zijn geweest, terwijl anderen er juist van hebben geprofiteerd en de voordeel ervan inzagen. De uitdaging is om iedereen te ondersteunen bij de overgang, als ook hoe werknemers er zelf voor kiezen om hun manier van werken te organiseren.
Help werknemers terug te gaan naar een goede werkomgeving
Het is belangrijk om vooraf te beslissen hoe de nieuwe fysieke werkomgeving eruit komt te zien. Het is niet aan de individuele werknemer om te zorgen dat er voldoende ruimte is. Help je werknemers om op een prettige manier terug te keren door algemene beslissingen op voorhand te nemen. Als het kantoor anders wordt ingericht dan voorheen, is het belangrijk dat ook in de nieuwe ruimtes rekening wordt gehouden met een goede ergonomie. Of het nu gaat om de thuiswerkplek, een vliegveld of een werkplek bij een nieuw raam in het kantoor.
Na een lange tijd van thuiswerken met een wisselende, en vaak niet juiste, ergonomie lijkt verantwoorde ergonomie relevanter dan ooit.
Lees ook: Klaar voor de hybride werkplek?
Zorg vanaf het begin voor goede gewoontes bij terugkeer op kantoor
Om op een goede manier terug te keren op kantoor is het belangrijk dat je samen met je werknemers een plan maakt. Dat maakt het voor iedereen makkelijker om niet terug te vallen in oude, slechte gewoonten, terwijl je tegelijkertijd je werkverwachtingen op elkaar afstemt.
Veel mensen hebben de neiging om veel te veel te werken wanneer ze terugkeren naar kantoor, in een poging om alle stapels werk weg te werken. Daarom is het een goed idee als werknemers samen met hun manager, en eventueel collega's, praten over hoe prioriteiten te stellen. Zo voorkom je dat medewerkers omkomen in het werk.
Als werknemers hun prioriteiten helder hebben is makkelijker om een kader voor hun werkdag op te stellen en te voorkomen dat ze niet meteen te veel gaan werken. Op die manier zullen ze ook kunnen genieten van hun vrije tijd en voelen ze zich niet slecht over dat wat ze niet hebben bereikt.
Goede gewoonten zijn ook terug te vinden in dat wat we geleerd hebben van het thuiswerken. Misschien hebben online vergaderingen in sommige opzichten beter gewerkt omdat ze korter konden worden gehouden. Misschien zijn er vergaderingen die overbodig zijn gebleken. Of misschien heb je wel gloednieuwe dingen geleerd over hoe je zelf het beste werkt.
Dat alles kun je meenemen in het creëren van een aantal nieuwe, goede werkgewoonten.
Goede ergonomie is ook een goede gewoonte
We zijn allemaal heel snel in het thuiswerken gerold. De meesten van ons zaten op slechte thuiswerkplekken in de keuken, de woonkamer of de kinderkamer, die niet ergonomisch ontworpen waren.
Tegelijkertijd is het waarschijnlijk ook moeilijker geweest om te realiseren dat ergonomie niet alleen gaat over het hebben van de juiste bureaustoel op de juiste hoogte. Het gaat er immers ook om wat je verder met je lichaam doet.
Daarom is de terugkeer naar kantoor een mooi moment om te beginnen met de goede gewoonten van afwisseling en pauzes. Denk eraan om in de loop van de dag regelmatig van werkhouding te veranderen en even een pauze te nemen. Je kunt die gebruiken om een beetje in beweging te komen en een praatje te maken met je collega's. Ook zij mogen het belang van goede, ergonomische gewoonten niet vergeten.
In het algemeen zijn er voor een goede computerwerkplek vijf dingen nodig:
- Een ergonomische stoel
- Een in hoogte verstelbaar bureau
- Een correct ingesteld en gepositioneerd beeldscherm
- Een toetsenbord dat bij je past en negatief kan kantelen
- Een ergonomische muis
Lees ook: Voorkom blessures en bespaar geld: het resultaat van een ergonomisch verantwoorde werkplek
Duidelijke communicatie zorgt ook voor een goede mentale werkomgeving
Over hoe er binnen de organisatie met corona (of het staartje ervan) wordt omgegaan, moet duidelijk worden in de communicatie. Zowel wat betreft uitbraken als meer dagelijkse zaken, zoals richtlijnen voor desinfectie en afstand houden.
Voor sommigen spreekt dit voor zich; voor anderen kan het een geruststelling zijn om te weten dat er regels zijn geformuleerd en te weten hoe die regels eruitzien. Het belang van duidelijke (en verstandige) regels rondom de keuken, kantine en andere plaatsen waar iedereen samenkomt is van extra belang.
Tegelijkertijd is het ook belangrijk om iedereen te informeren over de procedure rondom schoonmaken. Misschien heeft de pandemie ertoe geleid dat je op bepaalde plaatsen overdag een extra schoonmaakbeurt invoert. Of misschien ga je je werknemers vragen bepaalde plaatsen zelf schoon te maken nadat ze er zijn geweest.
Als je dat doet, moet je er ook voor zorgen dat zij over de middelen voor reiniging en desinfectie beschikken. Dat mag niet de verantwoordelijkheid van de medewerker. Als sommigen om andere schoonmaakmiddelen vragen, zorg dan ook dat ze die krijgen.
Maak een leidraad voor HRM én voor werknemers
Om alle stukjes van de grote puzzel hoe iedereen terug op kantoor te krijgen goed in elkaar te laten passen, zijn richtlijnen noodzakelijk. Zowel voor jezelf als voor de werknemers.
Want het kan niet zo zijn dat iedereen tegelijk weer binnenkomt. Plan daarom ruim van tevoren hoe iedereen terugkomt. Liefst met een gedetailleerd stappenplan waarin afgebakende subdoelen staan.
Het is handig als werknemers van tevoren weten wanneer ze op kantoor bij elkaar moeten komen, zodat ze zich hierop kunnen voorbereiden.
Zorg ervoor dat de communicatie duidelijk is, en communiceer ruim van tevoren als er veranderingen zijn.
Dit geldt vooral als nog niet iedereen op kantoor is teruggekeerd. Iedereen moet dezelfde informatie krijgen, zodat er geen misverstanden ontstaan. Daarom is het ook belangrijk dat je uitlegt waarom je (bepaalde) dingen doet.
Help werknemers terug te keren door naar hen te luisteren
Het helpt werknemers enorm als er naar hen geluisterd wordt en als erkend wordt dat ze verschillend zijn. Geef ruimte en erken dat sommigen meer flexibiliteit nodig hebben dan anderen bij de overgang naar de terugkeer op kantoor.
Een goede mentale werkomgeving vereist flexibiliteit en ruimte voor diversiteit. Daarom moet je rekening houden met individuele overwegingen en deze overgang niet overhaasten.
Er moet een gemeenschappelijk begrip ontstaan van wat een goed werkleven is, en hoe je het kader daarvan samen creëert. Daarom moet je niet alleen luisteren naar werknemers als ze naar je toekomen, maar ook faciliteren dat er gepraat wordt over wat een goed werkleven is. Bijvoorbeeld door samen in teams of afdelingen te praten.
